Upravni postopek na prvi stopnji sestavljajo različne faze upravnega odločanja, ki pomenijo podlago za priznanje materialnopravnih pravic ali pravnih koristi oziroma naložitev obveznosti stranki postopka. Prva faza je uvedba postopka[1], ki ji sledita ugotovitveni[2] in dokazni[3] postopek. Zadnja in najpomembnejša faza je izdaja meritorne odločbe[4] (lahko se konča tudi s sklepom, ki praviloma ne pomeni odločitev o vsebini upravne zadeve), ki je konkretni upravni akt, s katerim se odloči o pravici obveznosti ali pravni koristi. Tisti akti, ki ne pomenijo odločitve o pravici, obveznosti ali pravni koristi stranke v postopku v določeni upravni zadevi niso odločbe.
Med zgoraj navedenimi značilnostmi konkretnih upravnih aktov je tudi obličnost in odločba mora biti izdana v predpisani obliki, praviloma pisno.[5] Njeni sestavni deli so uvod, izrek, obrazložitev, pouk o pravnem sredstvu, podpis uradne osebe in žig organa. Najpomembnejši med temi je izrek (dispozitiv), ker se z njim odloči o pravici, obveznosti ali pravni koristi stranke v upravni zadevi, ki je predmet postopka v celoti in o vseh zahtevkih strank. Le izrek odločbe postane dokončen, pravnomočen in izvršljiv zato mora biti kratek in določen (šesti odst. 213. člen ZUP).
Izdana odločba ustvarja pravno razmerje, ki mora biti (postati), zaradi pravne varnosti nespremenljivo. Nespremenljivost pomeni lastnost odločbe, ki izključuje možnost njene odprave, razveljavitve ali spremembe, čemur sta namenjena instituta dokončnosti in pravnomočnosti.[6]
Skladno z 224. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP) je dokončna tista odločba, ki se ne more (več) izpodbijati s pritožbo in stranka lahko začne z izvajanjem pravice, če zakon ne določa drugače. V prvem odst. 225. člena ZUP je določena pravnomočnost odločbe tedaj, kadar se ne more več izpodbijati v upravnem sporu ali drugem sodnem postopku, stranki pa daje pravice ali nalaga obveznosti. Možna so le izredna pravna sredstva za najhujše kršitve. Dokončnost izključuje uporabo rednega pravnega sredstva, pravnomočnost pa obeležuje tisto odločbo, zoper katero ni mogoče vložiti pritožbe ali sprožiti upravnega spora. Slednja pogoja morata biti podana kumulativno, da bi lahko govorili o formalni pravnomočnosti, ki veže le stranko (ta ne more sprožiti upravnega spora).
Formalna pravnomočnost je poleg pozitivnosti odločbe pogoj za nastop materialne pravnomočnosti, ki pomeni dokončnost javnopravnega razmerja, določenega v izreku. Materialna pravnomočnost je torej pravnomočnost vsebine odločbe, ki veže stranko in organ[7] ter pomeni aplikacijo abstraktnih pravnih norm na ugotovljeno dejansko stanje v konkretni upravni zadevi.
Izvršba pomeni zadnjo fazo upravnega postopka, ki omogoča prisilno uresničitev pravnega razmerja izraženega v izreku odločbe. Do izvršbe lahko pride le pri kondemnatornih odločbah, v primerih, ko stranki naložene kakšne dolžnosti oziroma obveznosti, ki niso bile izpolnjene prostovoljno. Za izvršbo je potreben izvršilni naslov, ki predstavlja podlago za opravo izvršbe.[8]
[1] Upravni postopek se lahko začne na zahtevo stranke ali po uradni dolžnosti (125 člen ZUP).
[2] Namen ugotovitvenega postopka je ugotoviti vsa dejstva in okoliščine, ki so pomembne za odločitev in omogočiti strankam uveljavljanje in zavarovanje svojih pravic ali pravnih koristi (138. člen ZUP). Ugotovitveni postopek je praviloma posebni, če niso podani razlogi za skrajšani ugotovitveni postopek.
[3] Dokazni postopek se prepleta z ugotovitvenim saj se v dokaznem postopku dokazuje tisto, kar je bilo ugotovljeno v ugotovitvenem postopku upoštevaje načelo materialne resnice in je posebej pomembno za izdajo odločbe.
[4] Lahko se poimenuje tudi drugače, npr. dovoljenje, soglasje, potrdilo, itd.
[5] Lahko tudi ustno, kadar tako določa zakon ali na njem temelječi predpis.
[6] P o Vilko Androjna, Erik Kerševan, UPRAVNO PROCESNO PRAVO, GV Založba, Ljubljana 2006, str. 435
[7] Prav tam, str. 439
[8] Izvršilni naslov je lahko izvršljiva odločba, izvršljiv sklep ali sklenjena poravnava.